Desde el procesamiento de admisiones hasta los proyectos de construcción en el campus, compartir documentos y trabajar en colaboración con personas dentro y fuera de la institución es fundamental. Sin embargo, la forma en que esto se suele realizar, a través de herramientas de uso compartido de archivos públicos sin autorización, correo electrónico y unidades USB poco eficaces o sitios FTP que requieren muchos recursos de TI, presenta carencias en materia de visibilidad, seguridad y control.

ShareBase de Hyland es un producto empresarial de uso compartido de archivos basado en la nube que permite compartir documentos de forma segura con personas dentro y fuera de su institución y, al mismo tiempo, conservar la propiedad de aquello que se comparte. Siga leyendo para descubrir cómo ShareBase puede añadir valor en todo el campus y más allá, al equipar al personal, los estudiantes y las partes interesadas externas con capacidades para compartir seguras.

Aplicaciones de ShareBase en Educación superior

Aquí le presentamos algunas de las aplicaciones de ShareBase en el área de Educación superior:

Contratos de proveedores: Simplifique el intercambio, y el trabajo en colaboración, de acuerdos, términos y condiciones, y contratos con proveedores externos. Una vez aprobados los contratos definitivos, se pueden almacenar en una solución de gestión de proveedores.

Admisiones: Durante el proceso de admisiones y eventos paralelos, ponga la información y la documentación a disposición de terceras partes importantes, como futuros estudiantes y sus padres. Por ejemplo, recopile fácilmente información del estudiante aspirante para el proceso de admisiones y revisiones, que incluya contenido como grabaciones, videos y material gráfico para la revisión de candidatos de programas específicos, intercambie iteraciones de material de marketing con programas de todo el campus, y añada contenido que desee compartir con aspirantes en las visitas al campus.

Procesos de Solicitud de propuestas (RFP) del campus: Gestione los procesos RFP y Solicitud de información mediante el uso compartido de archivos para reunir información de individuos en todo el campus o mediante el uso compartido de RFP de forma externa con proveedores participantes. Recopile las presentaciones de RFP y mueva la solicitud RFP ganadora del contrato al registro permanente en OnBase u otra solución de gestión de documentos.

Contratos formales de donaciones: Las donaciones de grandes sumas de dinero suelen exigir la redacción de un contrato, a veces denominado acuerdo de donación, entre el donante y la institución o fundación, que describa cómo se va a gastar ese dinero, cómo se van a realizar informes, etc. Comparta estos acuerdos con los donantes durante todo el proceso, finalice los acuerdos y almacénelos en OnBase, donde se asociarán con el registro de donación real.

Planificación de campañas de promoción: La planificación de campañas involucra a menudo la interacción con agencias de marketing externas, la colaboración con lugares de eventos para la celebración de importantes lanzamientos y de acontecimientos clave, y el trabajo con grupos de ex alumnos de todo el país. Recopile y comparta la información con estos grupos externos en un entorno seguro y, al mismo tiempo, realice un seguimiento de todas las interacciones.

Agendas y planificación de la junta general: Los consejos de administración, gabinetes, consejos de fundaciones, consejos de dirección de museos, comités de egresados y otros comités que apoyan la misión y la estrategia de su institución a menudo necesitan acceder a documentos clave para poder intercambiarlos. ShareBase permite que estas partes externas puedan compartir información con seguridad.

Otros casos de uso incluyen:

  • Promoción de la comunidad y agencias externas
  • Planificación de instalaciones y documentación de proyectos
  • Proceso de acreditación

  • Selección y contratación de empleados
  • Antigüedad y promociones

  • Oficina jurídica

  • Revisión de los programas