Uso compartido empresarial basado en la nube en el campus


Desde el procesamiento de admisiones hasta los proyectos de construcción en el campus, compartir documentos y trabajar en colaboración con personas dentro y fuera de la institución es fundamental. Sin embargo, la forma en que esto se suele realizar, a través de herramientas de uso compartido de archivos públicos sin autorización, correo electrónico y unidades USB poco eficaces o sitios FTP que requieren muchos recursos de TI, presenta carencias en materia de visibilidad, seguridad y control.

ShareBase de Hyland es un producto empresarial de uso compartido de archivos basado en la nube que le permite compartir documentos de forma segura con personas dentro y fuera de su institución y, al mismo tiempo, conservar la propiedad de aquello que se comparte. Siga leyendo para descubrir cómo ShareBase puede añadir valor en todo el campus y más allá, al equipar al personal, los estudiantes y las partes interesadas externas con prestaciones de uso compartido seguro.

Aplicaciones de ShareBase en Educación superior


Aquí le presentamos algunas de las aplicaciones de ShareBase para el ámbito de la Educación superior:

Contratos de proveedores: Simplifique el intercambio, y el trabajo en colaboración, de acuerdos, términos y condiciones, y contratos con proveedores externos. Una vez aprobados los contratos definitivos, se pueden almacenar en una solución de gestión de proveedores.

Admisiones: Durante el proceso de admisiones y eventos paralelos, ponga la información y la documentación a disposición de terceras partes importantes, como futuros estudiantes y sus padres. Por ejemplo, recopile fácilmente información del estudiante aspirante para el proceso de admisiones y revisiones, que incluya contenido como grabaciones, videos y material gráfico para la revisión de candidatos de programas específicos, intercambie iteraciones de material de marketing con programas de todo el campus, y añada contenido que desee compartir con aspirantes en las visitas al campus.

Procesos de Solicitud de propuestas (RFP) del campus: Gestione los procesos RFP y Solicitud de información mediante el uso compartido de archivos para reunir información de individuos en todo el campus o mediante el uso compartido de RFP de forma externa con proveedores participantes. Recopile las presentaciones de RFP y traslade la solicitud RFP ganadora del contrato al registro permanente en OnBase u otra solución de gestión de documentos.

Contratos formales de donaciones: Las donaciones de grandes sumas de dinero suelen exigir la redacción de un contrato, a veces denominado acuerdo de donación, entre el donante y la institución o fundación, que describa cómo se va a gastar ese dinero, cómo se van a realizar informes, etc. Comparta estos acuerdos con los donantes durante todo el proceso, ultime los acuerdos y almacénelos en OnBase, donde se asociarán con el registro de donación real.

Planificación de campañas de promoción: La planificación de campañas entraña a menudo la interacción con agencias de marketing externas, la colaboración con lugares de eventos para la celebración de importantes lanzamientos y de acontecimientos clave, y el trabajo con grupos de ex alumnos de todo el país. Recopile y comparta la información con estos grupos externos en un entorno seguro y, al mismo tiempo, realice un seguimiento de todas las interacciones.

Agendas y planificación de la junta general:  Los consejos de administración, gabinetes, consejos de fundaciones, consejos de dirección de museos, comités de egresados y otros comités que apoyan la misión y la estrategia de su institución a menudo necesitan acceder a documentos clave para poder intercambiarlos. ShareBase permite que estas partes externas puedan compartir información con seguridad.

Otros casos de uso incluyen

- Promoción de la comunidad y agencias externas

- Planificación de instalaciones y documentación de proyectos

- Proceso de acreditación

- Selección y contratación de empleados

- Antigüedad y promociones

- Oficina jurídica

- Revisión de los programas