Comparta con confianza dentro y fuera de las agencias gubernamentales.


La consulta y colaboración con otras agencias u organizaciones externas es parte de las actividades diarias en el gobierno. A menudo esto involucra el intercambio de correos electrónicos, sin contar con una manera segura y conveniente de compartir documentos y contenido tales como informes, fotografías, videos y más. Incluso dentro de las agencias, la tarea fundamental de proteger el contenido crítico y brindar herramientas de colaboración, es una tarea difícil.

ShareBase satisface esta necesidades, al ofrecer una solución de uso compartido y sincronización de archivos (EFSS), que simplifica algunas de las actividades más importante en las oficinas gubernamentales, como la entrega de documentos y contenido, la colaboración y la revisión. Y lo hace de manera integrada y segura, acelerando las tareas fuera de las agencias y a su vez brinda un registro de auditoría de cualquier actividad realizada.

Además, ShareBase ofrece otras funcionalidades principales que benefician al trabajo gubernamental, incluyendo:

- Transferencia de archivos de gran tamaño con facilidad

- Creación una ubicación para la colección de múltiples archivos de gran tamaño

- Permite el intercambio seguro de archivos fuera de la jurisdicción y de la agencia

- Reemplaza los silos para el intercambio de archivos, para aquellos trabajadores móviles y de campo

Aplicaciones para los distintos departamentos en todo el gobierno


Además de las funciones principales que ofrecen beneficios a todas las áreas del gobierno, ShareBase puede también brindar beneficios a los procesos en agencias gubernamentales específicas, tales como:

Servicios sociales: Permite el intercambio de archivos de clientes entre proveedores de servicio y facilita la tarea de los clientes de cargar documentación relacionada de manera segura. Esto demuestra un acceso controlado en cumplimiento con los requisitos de seguridad, a la vez que provee una vía para el intercambio de contratos e información de clientes con los proveedores de servicios en la comunidad.

Finanzas: ShareBase mejora los procesos de proveedores y gestión de contratos, al ofrecer una forma segura para el intercambio de contratos, entregables e informes con proveedores externos, así como el intercambio interno de informes financieros electrónicos.

Administración: Simplifica el intercambio de paquetes de minutas y agendas con los miembros legislativos, y brinda una opción en línea para los paquetes de pedidos de registros, que serán retirados por quien realiza el pedido.

Seguridad pública: Ofrece una ubicación central para depositar de manera segura los archivos de evidencias, en especial los archivos de video, y propone una manera eficiente para recolectar evidencia por parte de la comunidad.

Cortes: Crea una ubicación para que las cortes puedan almacenar archivos de manera segura, y simplificar el acceso para los jueces de circuito. ShareBase también almacena los paquetes (pruebas documentales) para casos futuros o pendientes.

Planificación y Obras Públicas: Almacena y provee acceso a contenido clave de campo, incluyendo planos, y brinda una ubicación para cargar desde el campo. ShareBase permite que el personal deposite conjuntos de planos con revisiones y aprobados, para la colaboración. También ofrece una ubicación central para compartir los planos finalizados con los encargados de la respuesta inicial.

En esta y muchas otras aplicaciones, ShareBase asegura la información y los documentos al controlar las vistas, descargas y cambios realizados a los archivos compartidos desde el nivel de carpetas, hasta los documentos individuales. De esta manera, su agencia gubernamental siempre mantiene el control sobre el contenido compartido.


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