Comparta con confianza dentro y fuera de las agencias gubernamentales.

Comparta con confianza dentro y fuera de las agencias gubernamentales

La consulta y colaboración con otras agencias u organizaciones externas es parte de las actividades diarias en el gobierno. A menudo esto involucra el intercambio de correos electrónicos, sin contar con una manera segura y conveniente de compartir documentos y contenido tales como informes, fotografías, videos y más. Incluso dentro de las agencias, la tarea fundamental de proteger el contenido crítico y brindar herramientas de colaboración, es una tarea difícil.

Además, ShareBase ofrece otras funcionalidades principales que benefician al trabajo gubernamental, incluyendo:

  • Transferencia de archivos de gran tamaño con facilidad

  • Creación de una ubicación para la recopilación de muchos archivos de gran tamaño

  • Permite el intercambio seguro de archivos fuera de la jurisdicción y de la agencia

  • Reemplaza los silos para el intercambio de archivos, para aquellos trabajadores móviles y de campo

Aplicaciones para los distintos departamentos en todo el gobierno

Además de las funciones principales que ofrecen beneficios a todas las áreas del gobierno, ShareBase puede también brindar beneficios a los procesos en agencias gubernamentales específicas, tales como:

Servicios sociales: Permite el intercambio de archivos de clientes entre proveedores de servicio y facilita a los clientes la tarea de cargar documentación relacionada de manera segura. Esto demuestra un acceso controlado que cumple con los requisitos de seguridad, a la vez que provee una vía para el intercambio de contratos e información de clientes con los proveedores de servicios en la comunidad.

Finanzas: ShareBase mejora los procesos de proveedores y gestión de contratos, al ofrecer una forma segura para el intercambio de contratos, entregables e informes con proveedores externos, así como el intercambio interno de informes financieros electrónicos.

Administración: Simplifica el intercambio de paquetes de minutas y agendas con los miembros legislativos, y brinda una opción en línea para los paquetes de pedidos de registros para que los recoja el solicitante.

Seguridad pública: Proporciona una ubicación central para depositar de forma segura los archivos de pruebas, en particular los archivos de video, y crea una manera conveniente de recopilar pruebas de la comunidad, además de ofrecer soporte para su implementación de forma compatible con CJIS.

Cortes: Crea una ubicación para que las cortes puedan almacenar archivos de manera segura, y simplificar el acceso para los jueces de circuito. ShareBase también almacena los paquetes (pruebas documentales) para casos futuros o pendientes.

Planificación y Obras Públicas: Almacena y provee acceso a contenido clave de campo, incluyendo planos, y brinda una ubicación para cargar desde el campo. ShareBase permite que el personal guarde paquetes de planos con revisiones y ya aprobados, para la colaboración. También ofrece una ubicación central para compartir los planos finalizados con los primeros en responder.

En esta y muchas otras aplicaciones, ShareBase asegura la información y los documentos al controlar las vistas, descargas y cambios realizados a los archivos compartidos tanto a nivel de carpetas, como a nivel de documento individual. De esta manera, su agencia gubernamental siempre mantiene el control sobre el contenido compartido.