El desafío

Hill County en el estado de Texas ha utilizado OnBase, la solución de gestión de contenido empresarial creada por Hyland Software para automatizar y agilizar los procesos a través de casi todas sus agencias, por casi una década. Naturalmente, algunos procesos incluyen al personal que trabaja fuera de la Corte y que requiere acceso a los archivos y documentos. Esto requería trasladarse a la Corte para acceder y revisar la información entre las 8 am. y las 5 pm.

Quienes necesitaban los documentos por un tiempo adicional debían hacer copias de los archivos originales, agregando más tiempo y dinero al proceso que ya era trabajoso. La preparación para las audiencias tenían que llevarse a cabo en sitio para asegurar la confidencialidad del cliente y la seguridad de la información. Los jueces tenían que revisar las listas de casos y los alegatos en sitio, al igual que los abogados que necesitaban recursos ubicados en la sede del tribunal. Esto incluía abogados del estado de Texas que residen en Austin, que queda a 193 kilómetros (120 millas).

Como otros condados similares, Hill County necesitaba maximizar su inversión en tecnología y expandir la funcionalidad para satisfacer las necesidades de sus agencias, específicamente aquellas con personal fuera de las instalaciones oficiales del condado.

Sharon Camarillo, la directora de TI del condado, recurrió a Hyland para capitalizar el conocimiento de los desarrolladores de software sobre colaboraciones rentables y seguras. Durante la conferencia anual de usuarios de Hyland, Camarillo obtuvo información sobre la nueva iniciativa de la empresa: ShareBase.

La solución

Con la implementación de ShareBase, Hill County trabaja eficientemente, permitiendo que el personal fuera del juzgado sea más independiente. Ya no tienen la carga del tiempo innecesario de viaje, los archivos de papel o incluso la necesidad de estar presente en el juzgado para acceder a los documentos. "Ofrecer esta información ha sido una iniciativa positiva para Hill County porque ahorra tiempo, agiliza los procesos y el custodio de registros autoriza a quiénes tendrán acceso al contenido. Desde que los usuarios no tienen que comunicarse con la oficina para obtener información, tanto los usuarios como la oficina del condado obtienen un mejor rendimiento". Hill County necesitaba una opción segura para transferir los archivos fuera de las instalaciones oficiales del condado. Antes de ShareBase, el acceso al contenido se realizaba únicamente desde las instalaciones del condado. ShareBase ofreció un método para proveer acceso seguro que incluye un registro de auditoría con visibilidad sobre qué acciones y revisiones se han hecho a un documento, y cuándo. ShareBase también requiere un nombre de usuario y una contraseña para acceder al sistema, lo que asegura que sólo los usuarios que tienen los permisos pertinentes puedan acceder a los documentos.