政府・自治体内や外部機関とファイルを安心して共有

 

政府・自治体では、日々職員間や外部組織と協議や共同作業を行っています。多くの場合、報告書、写真、動画といった文書やコンテンツを共有できる便利でセキュアな方法がなく、E メールを頻繁にやりとりして対応します。職員間でさえ、重要なファイルを保護し、コラボ レーションをするツールを提供することは簡単ではありません。 

ハイランドのShareBaseは、ビジネス向けのファイル同期と共有(EFSS)製品です。政府・自治体にとって最も重要な文書やファイルの配信、共有、表示を簡素化します。統合されたセキュアな方法で特別な業務をスピード化する一方で、あらゆる操作に対し監査証跡を残します。

さらに、ShareBaseは、政府・自治体の業務に役立つ以下のような機能を提供します。

- 大容量のファイルを簡単に転送する
- 多数の大容量のファイルを一箇所に作成する
- 他の管轄区域や機関とセキュアなファイル共有を提供する
- 現場作業員や外出の多いモバイル職員が独占しているファイルを共有させる

 

政府・自治体全体で使用する部門アプリケーション

 

ShareBaseは、政府・自治体のあらゆる分野に利益をもたらす主要機能に加えて、以下のような特定の公共機関のプロセスにも利益をもたらします。

福祉サービス:受給者のファイルをサービス提供者間で共有し、受給者が安心して関連文書をアップロードできるようにします。契約書や受給者情報をサービス提供者と共有しながら、セキュリティ要件を満たすようアクセスを管理することができます。

財務:契約書、提出書類、報告書などを外部業者と共有したり、電子財務報告書を内部ユーザーと共有したりするセキュアな方法を提供し、業者管理や契約書管理プロセスを改善します。
行政:議員と協議議題や議事録の共有を簡素化したり、申請人に記録をオンラインで提供するオプションを提供したりできます。 
公安:証拠ファイル(特に動画ファイル)を一箇所で安全に保存できる場所を提供し、コミュニティから証拠を容易に収集できるようにします。
裁判所:裁判所がファイルを安全な場所に保存し、巡回裁判所判事が簡単にファイルにアクセスできるようにします。ShareBaseでは、予定案件や保留案件の書類(証拠書類)も簡単に保存できます。

企画・公共事業:計画書など作業現場で使用する重要文書の保存とアクセスや、文書を現場から登録できる保存先を提供します。書き込みした承認済みの計画書一式をShareBaseにアップロードして共同作業を容易にします。さらに、最終計画書を最初の応答者と共有し集約管理できる場所も提供します。

多くの業務や部門で、ShareBaseは、フォルダレベルから個々のドキュメントまで、共有ファイルの表示、ダウンロード、変更を管理して文書やファイルの安全性を確保します。そうすることで、政府・自治体は、共有される内容を常に管理することができます。