キャンパスにおけるエンタープライズクラウド共有

 

入学者選考からキャンパスの建設プロジェクトに至るまで、大学内外のユーザーと文書を共有し共同作業することは、大学にとって非常に重要です。しかし、現状では、セキュリティ、可視性、コントロールが欠如した承認されていない誰でも利用できるファイル共有ツール、効率の悪いEメール、USBドライブ、ITスタッフに負担をかけるFTPサイトなどを利用して行われています。

ハイランドのShareBaseは、エンタープライズクラウドで管理するファイル同期・共有製品です。共有するファイルの所有権を維持しながら大学内外のユーザーと文書を安全に共有できます。スタッフ、学生、外部関係者にセキュアな共有機能を提供することで、ShareBaseがキャンパス内外にどのような価値をもたらすかをご理解いただけます。

 

高等教育で使用するアプリケーション

 

以下は、高等教育におけるアプリケーションの例です。

業者契約:外部の業者との合意書、使用条件、契約書のやり取りや共同作業を簡素します。最終契約書が承認され次第、文書は業者管理ソリューションに保存されます。

入学:入学者選考プロセスや関連行事で、入学希望者や親などの重要な第三者に情報や文書を利用できるようにします。たとえば、特別なプログラムへの入学希望者を審査するための録音、動画、グラフィックといったコンテンツを含む、入学者選考や審査に関わる入学希望者情報の収集を簡素化する、繰り返し使用するマーケティング資料をキャンパス全体で交換する、キャンパスツアー参加者と共有するコンテンツの集約管理をする、などが可能となります。

キャンパスRFPプロセス:ファイル共有でRFP(提案依頼書)やRFI(情報提供依頼書)を管理し、キャンパス内の個人から意見を収集したり、参加する業者とRFPを外部共有したりできます。RFPの回答を集約し、契約に結びついたRFPは、記録としてOnBaseや文書管理ソリューションに取り込みます。

贈与契約:多額の寄付には、多くの場合、贈与契約と呼ばれる契約書が必要となります。贈与する側と寄付を受け取る側の機関や財団が、資金の使途や報告などについて概要を決めます。プロセスを通じて贈与者と合意した内容は、OnBaseにある贈与記録と関連付けて保存されます。

アドバンスメントキャンペーン計画:キャンペーン計画では、外部マーケティング会社との多くのやりとり、重要な開始イベントや祝賀イベント会場でのコラボレーション、全国に広がる卒業生との共同作業などが発生します。このような外部関係者と情報収集や共有をセキュアな環境で行い、すべてのやり取りに監査証跡を提供します。

理事会の計画と議題作成:理事会、評議委員会、財団、博物館委員会、同窓生会やその他委員会は、大学の使命と戦略を支援するため、頻繁に重要文書を交換する必要があります。ShareBaseでは、組織外の関係者と安全にファイルを共有できます。

その他の使用例

- 外部の機関や地域社会の擁護支援
- 施設建設計画やプロジェクト文書
- 認定プロセス
- 職員の募集と雇用
- 在職期間と昇進
- 法務
- カリキュラムレビュー