文書コントロールを維持

ShareBaseでは、アカウントの作成に企業用のEメールアドレスを使用します。その結果、組織は 共有される情報の所有権を維持できます。ShareBaseを利用するユーザー、コンテンツを外部 の人と共有するユーザーを管理者が厳密に管理できます。ユーザーが文書を手動で共有する場 合は、フォルダレベルから個々の文書レベルまで、権限と許可を割り当てることが可能です。

ユーザーの退職や人事異動の際には、簡単に権限取り消しと移行を行って、不正なアクセスによるリスクを緩和させます。異動期間でも業務を滞りなく継続することができます。どのコンテンツ が共有され、誰によってアクセスされたかについても、監査証跡で把握できます。

既存のOnBaseソリューションを拡張

ShareBaseは、OnBaseと相互に作用することで、OnBaseで管理されているコンテンツを組織内や組織外の人と共有できます。OnBaseワークフローの業務ルールを使用して文書を ShareBaseに追加します。文書を共有する相手には、セキュアなリンクを含めたメッセージが Eメールで送付されます。その際、パスワードと有効期限を設定することも可能です。

業務プロセスで、新しい文書の追加や文書の更新が必要となると、OnBaseは、文書をアップロードできるようにShareBaseにセキュアなフォルダを自動的に作成します。文書がShareBaseに入ると、その文書は自動的にOnBaseにインポートされ、インデックスされます。

専用のクラウドで安全に共有

ShareBaseは、世界中に戦略的に配置されたコンテンツ管理専用のデータセンターにて管理さ れているクラウド環境でホストされます。情報を保存し、バックアップをとる地域とデータセンターは、IT部門が選定できます。企業データが他社のデータと混合されることは決してありません。お客様には、それぞれ固有の暗号キーが付与されます。そのため、情報は、不正なアクセスから保護されます。