【課題】

Hyland Software(以下ハイランド)は、1年間で5, 500件以上に及ぶ書類をハイランドの内部監査チームが収集し、外部の監査会社に送付していました。紙書類、CD、Eメールなどで、複数の監査人に書類を送付する作業は人手と時間がかかるだけでなく、機密情報の紛失、漏洩、誤送信の懸念があり、また書類の使用履歴に対する可視性が全くないという状況でした。

【ソリューション】

ShareBaseを利用して外部監査会社の複数の監査人と監査に関する書類を共有するプロセスを簡素化しました。ShareBaseは機密性、安全性、利便性に優れ、監査人によるファイルの使用履歴も記録して残し、監査証跡を 確保できるようになりました。また、シンプルな操作性により、外部の監査人は使い方をすぐに習得でき、書類のやりとりを効率的に実施できるようになりました。