課題

Hyland Software(以下ハイランド)は、世界中に1万5千社以上の顧客を持つ、エン タープライズコンテンツ管理ソリューション開発におけるトップ企業です。全社で透明 性を徹底するハイランドは、毎年Big 4 Accounting Firm(四大会計事務所)が実施 する独立した財務諸表監査に参加しています。監査人が参照し、証拠文書として保持 される機密文書の中には、契約書、給与記録、請求書などがあります。監査人が必要と する情報は、紙の書類の送付からCD、Eメール、電子ファイル転送までさまざまな方法 で提供されますが、どの方法もハイランドが掲げる事業哲学を反映するものはありま せん。

「監査に携わったことがあれば、監査がいかに時間がかかり、多く の人手を要する作業であるかが分かると思います。業務の過程で、 使用した内容はすべて提示する必要があります」
ハイランドソフトウェア 財務・経理 アシスタントバイス・プレジデント
Nancy Person

紙の書類またはCDを送付するには、多くの時間と費用がかかります。電子ファイル転 送ソリューションの場合でも、必要とされるファイルの量と不安定な接続によっては、 同様に時間と費用がかかり困難です。また、これらの送付方法では、個別のファイル をそれぞれの監査人に送る必要があります。さらに、複数の監査人が同じファイルを 要求する場合、これらの送付形式では、監査人同士が共同で作業を行えないだけでな く、別の監査人に情報を送ることを繰り返さなければなりません。そのような状況か ら、ハイランドが企業向けに開発したクラウドベースのエンタープライズファイル共 有製品、ShareBaseを導入しました。当初は、複数の担当者が同じ情報にアクセスで きる拡張性を求めていましたが、ShareBaseソリューションは、さらに機密保持、安全 性、利便性でも優れていました。

ソリューション

ShareBaseは、ハイランドと監査事務所の双方のプロセスを簡素化しました。ハイラ ンドは、監査人が使用するファイルの命名規則を容易に取り込み、直にフォルダ構造 を認識するというように、どちらにとっても使いやすくなっています。

ShareBaseを使用する前は、1年間で数千件に及ぶファイルをハイランドの内部 監査チームが収集して外部の監査人に送っていました。印刷された文書は、監査 人が次にハイランドを訪問するまで見直しできません。また、一部のファイルが不足 している場合、ハイランドの担当チームが情報を集めるまで見直しは保留にされま す。ShareBaseでは、すべてをどこからでも即時に入手できます。それは、新しいファ イルが追加されると、フォルダが更新されるためです。