課題

テキサス州ヒル郡では、ほぼ10年間にわたって、ハイランドが開発したOnBase エンタープライズコンテンツ管理ソリューションを使用して、コンテンツの管理とプロ セスの自動化および簡素化を実施してきました。郡の業務の中には、裁判所の外で行 う業務があり、スタッフは外出先からファイルや文書にアクセスする必要があります。 そのような場合、残念なことに情報を閲覧するには、裁判所まで行かなければならな いことが多くあり、しかも情報の入手は、裁判所が開いている午前8時から午後5時ま でに限られていました。

スタッフが裁判所の外で使用するため原本ファイルのコピーをとるのに多くの時間を 費やすことになれば、すでに困難なプロセスにさらに時間とコストを上乗せすること になります。クライアントの秘密保持とファイルセキュリティを確保するため、法廷審 問の準備は裁判所で行わなければなりません。判事が未決の訴訟事件一覧や訴訟答 弁の確認を裁判所で行うように、弁護士も裁判所に保管されているファイルにアクセ スする必要があります。中にはテキサス州オースティン在住の弁護士も含まれ、ほぼ 200キロの移動を余儀なくされる状態でした。

多くの小さな郡と同様に、ヒル郡はこのような課題を解決するソリューションを探す 際、所有している技術のツールを活用して既存の投資を最大限に活かす必要もありま した。

郡のIT部長Sharon Camarillo氏はコスト効率があり、セキュリティを重視したコラボ レーションについてソフトウェア開発者の知識を活用するためハイランドに着目しまし た。ハイランドの年次ユーザーカンファレンスにおいて、Camarillo氏はハイランドの 新しい取り組みであるShareBaseについて知りました。

ソリューション

ShareBaseを活用するヒル郡では、裁判所の外からでも重要な文書を入手できるア クセスを適時に提供しています。スタッフや弁護士などは、無駄な移動時間を費やす、 紙のファイルを扱う、さらには文書を閲覧するために実際に裁判所に行くといった負 担から解放されました。この情報を提供することはヒル郡にとって非常有益な取り組 みとなりました。それは、時間を節約する、プロセスを簡素化する、さらには記録管理 人が誰にコンテンツへアクセスするか許可を与えるからです。許可されたユーザー は、事務所に連絡して情報を入手する必要がないため、ユーザーと郡事務所の効率が 上がります。